6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, HotelMind AI web sitesi, demo talep formu ve otel yapay zeka santral hizmetine ilişkin genel bilgilendirmedir.
1. Veri sorumlusu
Web sitesi, demo talep süreci ve platform kullanımına ilişkin kişisel verileriniz için veri sorumlusu HotelMind AI (HotelMind Istanbul)'dur. Otel ile kurulan ticari hizmet ilişkisinde veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri; otel işletmesi, HotelMind AI ve gerekli alt hizmet sağlayıcılar arasında imzalanan sözleşme ve projeye özel aydınlatma metninde ayrıca belirtilir.
2. İşlenen kişisel veriler
- Demo ve iletişim formu: ad-soyad, otel adı/unvan, e-posta, telefon ve mesaj içeriği.
- Yönetim paneli kullanıcıları: kullanıcı adı ve kimlik doğrulama kayıtları.
- Otel hizmeti kapsamında: oda numarası, çağrı transkriptleri, oda servisi siparişleri, arıza kayıtları ve yanıtsız soru metinleri.
- Bilgi bankası: yüklenen otel dökümanlarından (PDF/DOCX) üretilen metin içerikleri ve vektör temsilleri.
- Teknik kayıtlar: IP adresi, oturum ve güvenlik logları (hizmet güvenliği için sınırlı ölçüde).
HotelMind AI, KVKK ve gizlilik ilkeleri gereği ham ses kayıtlarını kalıcı olarak depolamaz; yalnızca metin transkriptleri ve denetim amaçlı güvenli loglar işlenir.
3. İşleme amaçları
- Demo talebinin değerlendirilmesi ve başvuru sahibiyle iletişim kurulması.
- Otel yapay zeka santral hizmetinin sunulması: misafir çağrılarının yanıtlanması, sipariş ve taleplerin işlenmesi, yönetim panelinin çalıştırılması.
- Bilgi bankası (RAG) üzerinden otel bilgilerinin misafirlere doğru aktarılması.
- Bilgi güvenliği, sistem izleme ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
4. Hukuki sebepler
Uygun hukuki sebep; veri kategorisi, işleme amacı ve tarafların rolüne göre KVKK m.5-6 çerçevesinde belirlenir. Açık rıza gerektiren işlemler, rıza alınmadan başlatılmaz. Sözleşmenin kurulması veya ifası, meşru menfaat ve kanuni yükümlülük halleri ilgili süreçlerde ayrıca değerlendirilir.
5. Saklama süresi
Kişisel veriler, işleme amacının ve ilgili mevzuatın gerektirdiği süreyle sınırlı tutulur. Demo talep verileri, hizmet ilişkisi kurulmazsa makul bir süre sonunda silinir veya anonimleştirilir. Otel hizmeti kapsamındaki çağrı, sipariş ve log kayıtlarının saklama süreleri; otel ile yapılan sözleşme, veri işleme protokolü ve yasal gereklilikler doğrultusunda belirlenir. Süre sonunda veriler uygun yöntemle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
6. Aktarım
Kişisel verileriniz, hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde — barındırma, yapay zeka altyapısı, veritabanı ve teknik destek hizmetleri dahil — KVKK m.8 ve m.9'a uygun olarak ve gerekli sözleşmesel güvenceler sağlanarak yetkili hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir. Yurt dışı aktarım söz konusuysa ilgili koşullar ayrıca açıklanır. Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz.
7. İlgili kişinin hakları (KVKK m.11)
Kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
- Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- İşlemeye itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme.
8. Başvuru
Haklarınızı kullanmak için taleplerinizi info@hotelmind.istanbul adresine iletebilirsiniz. Başvurularınız en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
